¿Un ERP? ¿Y eso que es?

Un ERP? Y que es eso me  preguntaba yo….(Enterprise Resource Planning)me salía en Internet cada vez que lo introducía en Google, en español quería decir planificación de recursos empresariales.

      Os voy a explicar que es y que diferencia tiene un ERP con los tradicionales programas de gestión, poniendo como ejemplo la ultima empresa para la que he trabajado, la cual por respeto no voy a nombrar porque cada uno es libre de gestionar su empresa de la manera que quiera.

Dicha empresa es muy importante en su sector y quizás la mas fuerte en estos momentos por lo menos aquí en España, actualmente con mas de 100.000 clientes, la empresa esta dividida en diferentes departamento:

__Fabrica

__Dep. de compras

__ Dep. de ventas

__Tesorería

__Facturación,

__Contabilidad

__Recursos humanos

__Dep. de marketing

__Servicio técnico

No se si me dejo alguno pero ya con eso, podéis ver que hablamos de una empresa bien estructurada, perdonarme pero acabo de recordar el departamento de telemarketing, que son las encargadas de concertar las visitas, cada uno de estos departamentos lógicamente tienen un responsable.

      Estos dependen directamente de gerencia, un ERP esta diseñado para que un gerente, que es el responsable de dirigir y llevar a buen puerto la empresa , pueda tener, todos los datos de toda la empresa al momento y sin descuadres entre ellos, también facilita todos los procesos haciendo que el trabajo de todos los demás, no solo sea mas cómodo, sino que además sea mucho mas efectivo y os explico porque.

     En esta empresa cuando el gerente quiere hacer balance de la situación de la misma, que en estos momentos es día si día también, pide a los responsables de los departamentos los datos del día anterior.

     Para no complicarlo voy a centrarme en el departamento comercial, el día empieza recabando por parte del director comercial  la información, para ello los jefes de equipo tienen que llamar a cada uno de sus comerciales para pedirles el report de las visitas que tenían asignadas, las que realizaron y el resultado de venta o no venta e importe de cada una de ellas.

 Así explicado parece una tarea sencilla verdad?

Pero lo que sucede a veces a la hora de realizarla, es que, los jefes de equipo llaman y no localizan a uno porque no tiene cobertura, otro esta en visita y no contesta, otro se ha dejado el teléfono en casa, evidentemente esto no se da todos los días pero si es cierto que siempre alguno, cuesta de localizarlo y hasta que no se ha localizado a este ultimo, no se puede cerrar el report ,para entregárselo al director comercial.

Os explico como se realiza como este proceso:

Con una hoja impresa con sus diferentes casillas para rellenar empiezan a llamar a su equipo de ventas, una vez completada se la dan al director comercial, este tiene una maravillosa hoja de Excel en su ordenador en la cual introduce todos los datos, una vez rellena, se la envía al gerente que ya se estaba subiendo por las paredes, nervioso, andando de un lado a otro como si de un parto se tratase, y es que hay días, la verdad, que ese proceso se alarga demasiado…

    Bien al final al gerente le llega un hoja de Excel en la cual solo hay los siguientes datos: 20 visitas previstas, 10 realizadas y 5 ventas de un importe de 8754,75€ y yo me pregunto?

    Es suficiente este report?

    No querrá saber porque motivos no se han realizado el 50% de las visitas?

    Que factores ha habido en las 10 que se han realizado para que solo se haya vendido en ese 50%?

   Creo que todos esos datos son fundamentales para corregir los errores que se hayan podido cometer y a la vez aumentar la producción, pero si  el Gerente no dispone de todos esos datos pocas decisiones tomara correctamente para solventar las, pero claro, para recabar toda esa información y de la manera que se esta realizando, se retrasaría muchísimo mas dicho report.

    Con un ERP el gerente tendría a tiempo real no solo este report, con todos esos datos que he comentado, sino que además, toda la información que este relacionada con cada una de esas visitas:

__ Cuando fueron concertadas y por quien

__ De que origen proceden,

__ A que hora se ha concertado

__ Que operadora la ha concertado

__ Que comercial la ha realizado

__ Que resultado ha tenido

__ Porque motivo del resultado

__ Cuando están previstas las instalaciones de esas ventas

__ Que instalador esta asignado

__ Cuantas son financiadas o de contado…

Y todo esto si quiere además antes de llegar a la empresa o incluso si quisiese antes de acostarse aunque no lo recomiendo si quiere descansar bien…jajaja

    A su vez los jefes de equipo también tendrían toda esta información de su equipo de ventas y el director comercial la de todo el departamento.

    De esta forma, al día siguiente, ya no tendrían que hacer todo ese proceso para obtener ese report para gerencia sino que directamente podrían ponerse manos a la obra en acciones comerciales que den producción a la empresa.

Aquí os dejo un grafico para entenderlo:

Y todo esto es la punta del iceberg, de la cantidad de ventajas innumerables que conseguimos con un ERP, todos los datos introducidos por cada persona del departamento que sea, solo se introduce una vez, todos trabajan con una única base de datos, no existen duplicidad de datos.

A continuación os dejo otro diagrama a nivel general:

Bueno no me voy a extender mas por hoy, creo que el concepto lo habéis pillado, y si no ha sido asi, os pido disculpas y dejarme en comentarios cualquier consulta que os pueda aclarar, un saludo y os espero en la siguiente entrega…